Mierz, waż i nie płacz. Jak unikać dopłat do przesyłek?

Firmy kurierskie najbardziej nie lubią dwóch sytuacji: gdy klienci lekceważą ich regulaminy i gdy nie używają wagi oraz taśmy mierniczej. W obu przypadkach zazwyczaj postępują identycznie: dowożą nawet wyjątkowo kłopotliwe przesyłki pod wskazany adres, lecz w zamian za to wystawiają słone rachunki. To najczęstsze, lecz nie jedyne sytuacje, w których kurierzy naliczą nam dodatkowe opłaty.

Na wstępie warto zaznaczyć, że na dodatkowych opłatach nikt nie zarabia. Co prawda trafiają one do kieszeni kuriera i pozwalają pokryć koszty, ale w dłuższej perspektywie przynoszą straty spowodowane odejściem zdenerwowanych klientów. Bo przecież niezależnie od tego, czy wina była po naszej stronie, czy nie, to i tak nabierzemy dystansu do firmy kurierskiej i możemy zechcieć poszukać innego dostawcy. Efekt jest taki, że na dopłatach tracą wszyscy.

Duża paczka, duża dopłata

Najwięcej zapłacimy wtedy, gdy nasza paczka przekroczy maksymalne wymiary określone w regulaminie kuriera. W takich okolicznościach przesyłka zostanie zakwalifikowana jako „duża paczka” i obłożona dopłatą, która może naprawdę mocno zaboleć.

Każdy kurier nieco inaczej określa maksymalne rozmiary przesyłek. Na przykład UPS podaje, że może dostarczyć paczkę, której suma obwodu (2 x wysokość + 2 x szerokość) i długości nie przekraczają 400 cm. Jednocześnie paczki, których suma wymiarów przekracza 300 cm, są automatycznie klasyfikowane jako „duża paczka”. W przypadku „dużych paczek”, niezależnie od ich wagi rzeczywistej, przyjmuje się do obliczeń wagę 40 kg. Podobnych niuansów jest sporo. Jeżeli więc chcemy uniknąć nieporozumień i kosztów, powinniśmy uważnie czytać regulaminy kurierów, a w razie wątpliwości korzystać z usług konsultantów.

Paczka niezważona, niezmierzona i niestandardowa będzie droższa

Kolejnym powodem dopłat jest niezgodność wagi i wymiarów rzeczywistych z wagą i wymiarami zadeklarowanymi w liście przewozowym. Jeżeli pomimo popełnionych błędów w wypełnianiu listu przewozowego paczka mieści się w dopuszczalnych wartościach gabarytów i wagi, to dopłacimy tylko za zmianę kategorii – wpadniemy do wyższego przedziału wagowego. W skrajnych przypadkach – np. przy zagrożeniu zniszczeniem przesyłanych przedmiotów – kurier może zadecydować o przepakowaniu naszej przesyłki na paletę, za co wystawi nam odpowiedni rachunek. Zaskoczeniem może być też rozbieżność pomiędzy wagą rzeczywistą i wagą gabarytową. Stosowanie wagi gabarytowej  (czyli przeliczanie objętości na wagę) pozwala kurierom uniknąć strat związanych z transportem wielkogabarytowych, a jednocześnie bardzo lekkich ładunków, np. brytów styropianu.

Należy też pamiętać, że gabaryty paczki i jej masa to nie wymiary i waga podstawowego opakowania, lecz całości przesyłki – z opakowaniem zewnętrznym, wypełniaczami czy podstawką. Na poważne traktowanie zasługują też wymagania stawiane paczce standardowej. Możemy np. zapakować nasz towar w spełniające wszelkie wymagania pudełko kartonowe, lecz na koniec owiniemy je folią stretch lub bąbelkową. Tak przygotowaną przesyłkę kurier może uznać za niestandardową, bo niesortowalną (automatycznie) i w związku z tym doliczyć stosowne opłaty.

Pusty podjazd, błędny adres, oczekiwanie i inne kosztowne wpadki

Określenie „pusty podjazd” oznacza wszystkie te sytuacje, w których kurier przyjechał na czas, ale nie mógł odebrać paczki. Powody mogą być różne: nieobecność nadawcy, źle zapakowana paczka czy brak odpowiedniego opakowania. Jeżeli nawet kurier może zaczekać, to oczekiwanie nie jest zazwyczaj bezpłatne.

Najprzykrzejszym doświadczeniem związanym z nieuwagą lub pomyłką jest wpisanie niewłaściwego adresu. Przeadresowanie i powtórne dostarczenie są kosztowne. Zapłacimy też sporo za przechowywanie paczki w lokalnym magazynie kuriera, jeżeli zdecydujemy się poczekać, aż nasz odbiorca wróci z delegacji czy z wyjazdu wakacyjnego.

Przykrą niespodziankę może nam też sprawić sam odbiorca. Zgodnie z prawem każdy z nas może odmówić przyjęcia przesyłki. W takiej sytuacji kurier dostarczy do nadawcy nieodebraną paczkę, za co zazwyczaj pobierze opłatę równą normalnej dostawie. Dlatego nie warto obdarowywać nikogo na siłę – np. nie wysyłać romantycznych prezentów bez konsultacji z „drugą połówką”.

Czy warto spierać się z kurierem?

Zawsze możemy odwołać się od decyzji kuriera, który doliczył nam dopłatę. Warto jednak pamiętać, że argumentem w odwołaniu nie może być fakt, że nie chcemy płacić. Musimy udowodnić, że zostaliśmy niesprawiedliwie potraktowani i przedstawić dokumenty, które to potwierdzą. A to trudne zadanie, bo kurierzy – jak zostało nadmienione na wstępie – doliczają opłaty w ostateczności i nie traktują ich jako źródła dochodów. Oznacza to, że doliczenia są stosowane w przypadku ewidentnych naruszeń regulaminu, których najprawdopodobniej nie zdołamy zakwestionować.